Trong những năm gần đây, MICE không còn đơn thuần là những chuyến đi kết hợp hội họp hay khen thưởng, mà đã trở thành một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kết nối con người, truyền tải giá trị thương hiệu và xây dựng văn hóa nội bộ. Để một chương trình MICE thực sự thành công, quá trình tổ chức đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở nhiều khía cạnh, bởi đôi khi chỉ một tiểu tiết bị bỏ sót cũng có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm chung và làm “mất điểm” hình ảnh doanh nghiệp trong mắt người tham gia.
Chính vì vậy, việc xây dựng checklist các đầu mục cần chuẩn bị để tổ chức chương trình MICE chuyên nghiệp và thành công là bước không thể thiếu. Điều này giúp ban tổ chức kiểm soát toàn bộ quá trình triển khai và hạn chế những sai sót không đáng có.
Checklist 20 điều chuẩn bị chung cho mọi sự kiện MICE
Mỗi loại hình MICE đều có cách tổ chức và những yêu cầu riêng, nên checklist chuẩn bị cho từng chương trình chắc chắn sẽ không giống nhau. Tuy vậy trên thực tế, dù là hội nghị, hội thảo, triển lãm hay chương trình khen thưởng, ban tổ chức vẫn luôn phải chuẩn bị một số đầu mục cốt lõi giống nhau để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Checklist chuẩn bị chung cho mọi sự kiện MICE dưới đây được xây dựng như một khung nền tảng, giúp bạn rà soát những hạng mục quan trọng ngay từ đầu, hạn chế bỏ sót các chi tiết dễ phát sinh rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện doanh nghiệp.
- Xác định mục tiêu của chương trình và loại hình MICE: Mục đích có thể là gắn kết nhân viên, khen thưởng, động viên, gặp gỡ đối tác/khách hàng, tổ chức hội nghị hay mở triển lãm. Từ đó làm rõ và lựa chọn đúng hình thức MICE phù hợp như Meeting, Incentive, Convention hoặc Exhibition và lên kế hoạch tổ chức MICE.
- Quy mô sự kiện: Quy mô nhỏ dưới 50 người, trung bình hay lớn, xác định số lượng người dự kiến và số lượng người tham gia tối đa, sự kiện tổ chức trong nước hay quốc tế
- Đối tượng khách mời: Làm rõ nhóm khách tham dự gồm khách nội bộ, đối tác, khách hàng, báo chí hay công chúng, xác định các nhóm khách hàng đặc biệt như lãnh đạo, khách VIP hoặc khách quốc tế.
- Dự toán ngân sách tổ chức MICE chi tiết: Lập kế hoạch chi phí rõ ràng, bao gồm chi phí cố định, chi phí phát sinh và quỹ dự phòng nhằm hạn chế rủi ro tài chính.
- Ý tưởng và concept sự kiện: Xây dựng concept xuyên suốt phù hợp với mục tiêu và hình ảnh thương hiệu, có thể là trang trọng, sáng tạo, trẻ trung hoặc truyền cảm hứng.
- Kịch bản chương trình MICE: Lên kịch bản chi tiết theo timeline, bao gồm nội dung từng phần, thời lượng, kịch bản MC và các phương án xử lý tình huống phát sinh.
- Nội dung về chuyên môn: Chuẩn bị nội dung phát biểu, hội thảo, đào tạo hoặc giới thiệu sản phẩm.
- Địa điểm tổ chức MICE: Lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô, tính chất và hình ảnh chương trình như trung tâm hội nghị, khách sạn, resort hoặc không gian ngoài trời. Địa điểm cần thuận tiện di chuyển, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và có phương án dự phòng khi cần thiết.
- Lưu trú: Sắp xếp khách sạn cho khách mời và nhân sự, số phòng và số người cho một phòng, nếu khách mời đặc biệt thì ở phòng nào, các dịch vụ đi kèm.
- Ăn uống: Xây dựng thực đơn phù hợp với thời lượng và tính chất chương trình như tea break, buffet, set menu hoặc gala dinner. Lên danh sách đối tượng khách ăn chay hoặc ăn kiêng, dị ứng để chuẩn bị món ăn phù hợp.
- Di chuyển: Lên kế hoạch di chuyển bao gồm xe đưa đón sân bay, xe đoàn, xe nội bộ hoặc phương tiện riêng cho khách VIP. Phân công người sắp xếp xe, check chỗ ngồi trên xe.
- Thiết kế bộ nhận diện sự kiện: Chuẩn bị các ấn phẩm như backdrop, standee, thư mời, thẻ tên, tài liệu và quà tặng đồng bộ với hình ảnh thương hiệu.
- Hệ thống kỹ thuật âm thanh, ánh sáng: Chuẩn bị đầy đủ âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, internet và các thiết bị kỹ thuật khác, đồng thời có phương án dự phòng.
- Nhân sự sự kiện: Bố trí đội ngũ MC, Ban tổ chức, đội biểu diễn, kỹ thuật và điều phối hiện trường, hậu cần và phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng vị trí.
- Quản lý danh sách khách mời: Theo dõi danh sách mời, đăng ký tham dự, check-in và số lượng khách thực tế để điều chỉnh dịch vụ hậu cần.
- Quà tặng và tài liệu sự kiện: Chuẩn bị quà lưu niệm, quà khen thưởng, tài liệu hội thảo hoặc ấn phẩm của công ty.
- Truyền thông: Xây dựng kế hoạch truyền thông bao gồm thư mời, email marketing, mạng xã hội, quay chụp và video recap để lan tỏa hình ảnh và thông điệp chương trình.
- Phương án dự phòng rủi ro: Chuẩn bị các kịch bản xử lý rủi ro liên quan đến thời tiết, kỹ thuật, nhân sự, quy trình tổ chức MICE hoặc thay đổi nội dung, giúp ban tổ chức chủ động ứng phó trong mọi tình huống.
- Nghiệm thu và thanh quyết toán: Kiểm tra lại các dịch vụ đã sử dụng, kiểm tra chất lượng và hoàn tất thanh toán với các nhà cung cấp theo đúng hợp đồng.
- Khảo sát mức độ hài lòng: Làm các biểu mẫu để thu thập phản hồi của khách tham dự để đánh giá hiệu quả và cải thiện cho các sự kiện MICE tiếp theo.
Checklist chuẩn bị MICE chi tiết theo từng loại sự kiện
Trong thực tế, không có một checklist nào có thể áp dụng trọn vẹn cho tất cả các chương trình MICE. Mỗi loại hình sự kiện MICE đều có mục tiêu, quy mô và cách tổ chức khác nhau, kèm theo những yêu cầu chuẩn bị riêng biệt. Vì vậy, bên cạnh checklist chuẩn bị chung, ban tổ chức cần xây dựng checklist chi tiết cho từng loại sự kiện MICE để đảm bảo các hạng mục từ lớn tới nhỏ được chuẩn bị đầy đủ.
MICE Hội họp – Meeting
1. Không gian và bố trí phòng họp:
-
Chọn loại sơ đồ phòng họp phù hợp: classroom, boardroom, chữ U hoặc theatre
-
Bố trí bàn chủ tọa, khu vực diễn giả.
-
Đảm bảo ánh sáng, điều hòa, cách âm.
2. Trang thiết bị và văn phòng phẩm:
-
Chuẩn bị đầy đủ máy chiếu hoặc màn hình LED, micro cầm tay hoặc micro để bàn tùy quy mô cuộc họp
-
Bảng Flipchart, bút dạ, giấy A3 hoặc A0 cho các cuộc thảo luận nhóm
-
Sổ tay, bút viết, nước uống cho đại biểu.
3. Nội dung và tài liệu họp:
-
Xây dựng agenda chi tiết và gửi trước cho người tham dự để họ nắm rõ nội dung và chuẩn bị ý kiến.
-
Slide trình bày, tài liệu in hoặc bản mềm.
-
Phân công người ghi biên bản cuộc họp.
4. Nước uống, tea-break: Sắp xếp nước uống trong phòng họp và tea-break giữa giờ phù hợp với thời lượng chương trình, có thể là trà, cà phê hoặc bánh ngọt ăn nhẹ.
MICE khen thưởng – Incentive
1. Hoạt động Team Building:
Ban tổ chức đưa hoạt động team building vào chương trình MICE nhằm tăng sự gắn kết giữa các thành viên, tạo không khí sôi động và giúp người tham dự giải tỏa áp lực sau các phiên làm việc. Việc chuẩn bị kịch bản trò chơi rõ ràng, phù hợp với không gian trong nhà hoặc ngoài trời giúp hoạt động diễn ra liền mạch, đúng mục tiêu và đảm bảo an toàn cho người tham gia.
- Chuẩn bị kịch bản các trò chơi team building trong nhà hoặc ngoài trời
- Bộ đạo cụ trò chơi: (Ví dụ: bóng, dây thừng, gậy,…) theo kịch bản.
- Đồ nhận diện: Áo thun đồng phục, mũ, băng đô hoặc ruy-băng màu phân đội.
- Âm thanh: Loa kéo công suất lớn, micro dự phòng, danh sách nhạc sôi động.
- Y tế: Túi sơ cứu bao gồm băng cá nhân, thuốc xịt côn trùng, thuốc chống say nắng, nước muối sinh lý..
- Nhu yếu phẩm: Thùng nước suối, khăn lạnh, túi đựng rác.
- Nhân sự: MC, hoạt náo viên, trọng tài, đội ngũ chụp ảnh quay phim
- Chuẩn bị phương án dự phòng nếu thời tiết xấu
- Quà tặng cho các đội khi thắng cuộc
2. Gala Dinner và vinh danh:
Gala Dinner và hoạt động vinh danh giúp tạo không gian kết nối, ghi nhận đóng góp và khép lại chương trình MICE một cách trang trọng, cảm xúc. Việc chuẩn bị nội dung, quà tặng và hạng mục trao giải giúp chương trình diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tích cực cho người tham dự.
- Lên ý tưởng nội dung: Chuẩn bị concept chủ đề tiệc tối, kịch bản vinh danh cá nhân/tập thể xuất sắc, tiết mục giải trí, minigame, quà tặng.
- Hạng mục vinh danh: Bằng khen, Kỷ niệm chương, Hoa tươi
- Hạng mục quà tặng: Quà cho cá nhân xuất sắc, quà tặng bốc thăm may mắn, quà tặng minigame.
- Dụng cụ trao giải: Khay phủ nhung đỏ để bằng khen hoặc cúp
MICE Hội thảo – Convention
1. Diễn giả và nội dung chuyên môn:
Trong MICE hội thảo, diễn giả và nội dung chính là nhân vật chính của chương trình, quyết định trực tiếp giá trị chuyên môn, trải nghiệm người tham dự và uy tín của doanh nghiệp tổ chức. Việc xác nhận sớm thông tin diễn giả, thống nhất khung chương trình và chuẩn bị kỹ thuật giúp đảm bảo nội dung được truyền tải đúng mục tiêu, đúng thời lượng và không bị gián đoạn bởi các lỗi phát sinh.
- Xác nhận thông tin diễn giả: Danh sách diễn giả và thông tin liên hệ
- Khung chương trình: Thống nhất chủ đề, thời lượng từng phiên.
- Briefing kỹ thuật: Thống nhất với diễn giả về cách sử dụng thiết bị như remote chuyển slide, vị trí đứng để không bị ngược sáng.
- Quản lý tài liệu: Thu thập slide, tài liệu trình bày trước sự kiện.
- Tổng duyệt chương trình: Kiểm tra độ tương thích của slide với màn hình LED/máy chiếu để tránh lỗi font, lỗi video.
2. Quản lý phiên họp và người tham dự:
- Trong một hội thảo MICE, việc quản lý phiên họp và người tham dự giúp chương trình diễn ra trật tự, đúng kịch bản và thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức.
- Sơ đồ khán phòng: Phân chia khu vực ghế ngồi như ghế VIP, Đại biểu, Báo chí và dán nhãn sơ đồ tại cửa.
- Điều phối Q&A: Lên kịch bản thu nhận câu hỏi qua giấy hoặc ứng dụng Slido/AhaSlides
- Danh sách người tham dự
- Vật dụng dành cho người tham dự: Túi tài liệu, sổ tay, bút viết, thẻ tên, chương trình hội thảo.
MICE Sự kiện, triển lãm – Event/Exhibition
1. Pháp lý và an toàn:
Ban tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý và giấy phép cần thiết để triển lãm diễn ra đúng quy định, tránh rủi ro bị gián đoạn trong quá trình tổ chức. Đồng thời, ban tổ chức chủ động xây dựng phương án an ninh, phòng cháy chữa cháy, y tế trực và bố trí lối thoát hiểm nhằm đảm bảo an toàn cho khách tham quan, đơn vị triển lãm và toàn bộ tài sản trưng bày.
- Giấy phép tổ chức sự kiện: Pháp lý & thủ tục tổ chức: Xin giấy phép tổ chức sự kiện, giấy phép quảng cáo nếu có, thông báo với cơ quan chức năng địa phương và hoàn tất các thủ tục pháp lý liên quan để sự kiện diễn ra đúng quy định.
- An ninh và an toàn: Xây dựng kế hoạch an ninh tổng thể, bố trí lực lượng bảo vệ, phương án phòng cháy chữa cháy, y tế trực sự kiện, sơ đồ thoát hiểm và biển chỉ dẫn an toàn cho khách tham quan.
- Chuẩn bị thẻ ra vào: Thiết kế và phân loại thẻ cho Ban tổ chức, Đơn vị triển lãm, Khách tham quan, Báo chí, nhà cung cấp và nhân sự kỹ thuật nhằm kiểm soát khu vực ra vào và luồng di chuyển.
2. Không gian sự kiện hoặc triển lãm:
Ban tổ chức cần xây dựng sơ đồ tổng thể khu triển lãm để định hướng không gian, giúp triển lãm vận hành mạch lạc, tạo điều kiện để các đơn vị tham gia tiếp cận đúng nhóm khách tham quan mục tiêu.
- Sơ đồ gian hàng tổng thể hoặc sơ đồ khu vực diễn ra sự kiện
- Sắp xếp vị trí các booth: Phân bổ vị trí gian hàng theo ngành hàng, quy mô hoặc cấp độ tài trợ; thiết kế booth, khu demo, khu trải nghiệm sản phẩm phù hợp với mục tiêu của từng đơn vị tham gia.
- Âm thanh, màn hình trình chiếu: Chuẩn bị hệ thống âm thanh, màn hình LED, màn hình trình chiếu tại các khu vực sân khấu, khu trình diễn hoặc khu giới thiệu sản phẩm.
- Đón khách và đăng ký tham quan: Tổ chức khu vực đón khách, quầy đăng ký, check-in, phát thẻ, phát tài liệu và hướng dẫn khách tham quan di chuyển trong khu triển lãm.
- Quà tặng: Chuẩn bị brochure, catalogue, túi quà, ấn phẩm truyền thông và quà lưu niệm cho khách tham quan và đối tác.
3. Quản lý nhà trưng bày và đối tác:
- Danh sách đơn vị tham gia triển lãm: Lập danh sách đầy đủ các đơn vị trưng bày bao gồm tên doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, quy mô gian hàng, gói tham gia, thông tin liên hệ.
- Thời gian setup, tháo dỡ gian hàng, triển lãm: Thông báo thời gian setup, teardown cho các đơn vị tham gia nhằm tránh chồng chéo, quá tải hiện trường và đảm bảo tiến độ chung của triển lãm.
- Nội quy triển lãm, quy định kỹ thuật: Ban hành bộ nội quy triển lãm bao gồm các quy định về thi công gian hàng, chiều cao, kết cấu booth, an toàn điện, PCCC, âm thanh ánh sáng, vệ sinh môi trường và thời gian hoạt động.
Các sai lầm khi tổ chức MICE công ty thường gặp
Lựa chọn địa điểm tổ chức MICE không phù hợp
Một địa điểm đẹp và đắt tiền chưa chắc luôn là địa điểm phù hợp cho MICE. Nên chọn không gian tương xứng với quy mô và tính chất sự kiện, ví dụ một sự kiện theo hướng wellness, hòa mình với thiên nhiên nhưng lại chọn những khách sạn quá hiện đại và không có không gian thoáng đãng trong thành phố. Hoặc với một sự kiện không quá nhiều người, cần sự kết nối ấm cúng nhưng lại thuê một địa điểm quá rộng, gây loãng không khí gắn kết giữa mọi người với nhau.
Chỉ chỉn chu ở những mục quan trọng mà quên mất tiểu tiết
Trong nhiều sự kiện MICE, ban tổ chức thường dồn nhiều nguồn lực cho những hạng mục được xem là quan trọng như sân khấu, kịch bản chương trình hay diễn giả, nhưng lại xem nhẹ các chi tiết nhỏ về vận hành, về thái độ phục vụ, con người. Ví dụ sự kiện diễn ra suôn sẻ nhưng có những khoảng thời gian chết kéo dài, làm khách mời rơi vào trạng thái chờ đợi mệt mỏi và mất hứng. Hoặc một số bạn phục vụ không được đào tạo kỹ càng làm phật lòng khách mời, đó cũng là những tiểu tiết quan trọng mà người tổ chức MICE nên chỉn chu để đảm bảo cho một trải nghiệm trọn vẹn nhất.
Không truyền tải được thông điệp cho người tham gia MICE
Một sai lầm phổ biến nhưng rất khó nhận ra là chương trình được tổ chức chỉ đúng về hình thức, nhưng rỗng về thông điệp. Người tham gia có mặt đầy đủ, tham gia mọi hoạt động của lịch trình nhưng khi kết thúc, họ không thể trả lời là doanh nghiệp muốn nói điều gì qua chuyến đi này? Ví dụ, nhiều doanh nghiệp định hướng phát triển theo ESG, nhưng chương trình MICE chỉ dừng lại ở hoạt động team building hoặc gala dinner mang tính giải trí. Không có bất kỳ không gian nào để lý giải ESG là gì, vì sao doanh nghiệp theo đuổi, và mỗi cá nhân đóng vai trò ra sao. MICE không chỉ là một hoạt động du lịch kết hợp công việc, mà còn là công cụ để doanh nghiệp truyền tải mong muốn và định hướng của mình.
Tổ chức MICE quá nhiều nội dung và hoạt động
Không ít chương trình MICE được xây dựng với tâm lý “càng nhiều hoạt động càng thể hiện sự đầu tư”. Lịch trình vì thế bị lấp kín từ sáng sớm đến tối muộn và không có thời gian nghỉ ngơi cho người tham gia.
Ví dụ, sau một buổi họp kéo dài 3 – 4 tiếng, khách mời chỉ có 10 – 15 phút giải lao rồi lập tức phải di chuyển sang hoạt động tiếp theo. Nhiều người còn chưa kịp xử lý công việc cá nhân, ăn uống vội vàng hoặc tranh thủ nghỉ ngơi thì đã bị cuốn vào lịch trình mới. Một chương trình MICE như thế sẽ khiến cho người tham gia mệt mỏi và không đủ sức khỏe và tinh thần để tận hưởng chuyến đi.
Không thấu hiểu đối tượng tham gia
Một sai lầm dễ gặp khi tổ chức MICE là áp dụng một mô-típ chương trình chung cho nhiều doanh nghiệp khác nhau, trong khi mỗi tập thể lại có đặc điểm, văn hóa và kỳ vọng rất riêng. Đối tượng tham gia khác nhau sẽ kéo theo “gu” trải nghiệm hoàn toàn khác nhau, ví dụ như một công ty về ngành ngân hàng sẽ phù hợp với một chương trình MICE khác với công ty về công nghệ hay xây dựng, hoặc một công ty có nhiều thành viên thuộc độ tuổi genZ hoặc trung niên cũng sẽ phát sinh những nhu cầu về hoạt động và lịch trình khác nhau.
Để tổ chức một sự kiện MICE hiệu quả, không chỉ cần có ý tưởng hay hay ngân sách lớn, mà còn phải kết nối được mục tiêu của doanh nghiệp với trải nghiệm thực tế của người tham gia. Để làm được như vậy, bạn phải cần chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt, từ chọn địa điểm cho đến lên kế hoạch tổ chức, sắp xếp chỗ lưu trú, lên kịch bản chương trình, thấu hiểu nhu cầu của nhân sự.
Thế nhưng với nhiều doanh nghiệp, việc tự mình tổ chức một chương trình MICE trọn vẹn tốn rất nhiều thời gian, thậm chí có thể mắc phải những sai lầm khi không hiểu rõ thị trường và dịch vụ MICE. Hiểu được điều đó, Phong Nha Holiday đồng hành cùng doanh nghiệp với dịch vụ tổ chức MICE trọn gói, giúp doanh nghiệp yên tâm tận hưởng chuyến đi mà không phải lo lắng về khâu vận hành. Với kinh nghiệm tổ chức nhiều chương trình MICE quy mô lớn cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước, Phong Nha Holiday sẽ giúp công ty bạn có một chuyến đi “cá nhân hóa”, chuyên nghiệp và mang dấu ấn riêng của tập thể.
